Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (20h)

Bei moinAI baust du zusammen mit einem engagierten Team Prozesse auf, die unsere Mitarbeitenden glücklich machen und das Tagesgeschäft am Laufen halten.

Deine Aufgaben

• HR-Management & Onboarding
  Du bist erste Ansprech­partner:in für neue Kolleg:innen, sammelst alle Personal­unterlagen, organisierst Equipment und begleitest neue Kolleg:innen durch ihr erstes Feedback- und Onboarding-Quartal.
  
• Recruiting-Support
  Du formulierst und schaltest Stellenausschreibungen (Join, Stellenwerk u. a.), pflegst das Bewerber­management mit dem Board, führst Erstgespräche und hältst Kandidat:innen transparent auf dem Laufenden.
  
• People Care & Payroll
  Von spontanen Fragen bis zu jährlichen Feedback-Sessions: Du sorgst für offene Kommunikation, verantwortest die vorbereitende Lohn­abrechnung und stimmst dich dafür eng mit unserer Steuerberatung ab.
  
• Office- & Event­management
  Du beschaffst alles, was das Büro braucht (Getränke, Frühstücksbar, Technik), koordinierst Dienst­leister, organisierst Team- und Mini-Events und kümmerst dich um Reise­buchungen sowie unser Geschenk-Management.
  
• Buchhaltung light
  Du verschickst Rechnungen, überwachst Zahlungen, weißt Belege zu, koordinierst DATEV und unterstützt bei Monats- und Jahres­abschlüssen.
  

Das bringst du mit

• Erste Praxis im HR, Office-Management oder Accounting (Werkstudium, Praktikum o. ä.)
  
• Organisationstalent & Hands-on-Mentalität – du siehst Aufgaben und packst sie an
  
• Klare, empathische Kommunikation auf Deutsch (C1) und Englisch (B2)
  
• Strukturierte Arbeitsweise: Deadlines, To-dos und Dateien behältst du im Griff
  
• Tech-Affinität: Google Workspace, Slack und DATEV schrecken dich nicht ab
  

Das erwartet dich

• ‍Hands-on-Einblicke in ein schnell wachsendes AI-SaaS-Unternehmen.
  
• Arbeite in unserem Office im Karoviertel (Hamburg) und teilweise von zuhause.
  
• ‍Gute Arbeitsatmosphäre ohne Chaos: agil, kollegial, datengetrieben.
  

So bewirbst du dich

Schick uns Lebenslauf + kurzes Motivationsschreiben an robert@moin.ai. Kein klassischer Cover Letter nötig – erzähl uns lieber, warum du zu uns in Team passt und was dich motiviert.