Das Jahr 2020, die Digitalisierung ist in vollem Gange. An jeder Ecke hört man Begriffe wie „Internet der Dinge“ oder „Industrie 4.0“. Die Automatisierungsindustrie wächst kontinuierlich, Hardware- und Softwarelösungen erleichtern das Leben in allen Bereichen. Das Spektrum an Anwendungsfällen ist so groß, dass nicht nur der produzierende Sektor, sondern auch Dienstleistungsunternehmen von dieser Entwicklung profitieren können.
Auch öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen können mithilfe von Digitalisierung ihre Arbeitsabläufe optimieren. Das gilt für Prozesse im Hintergrund und für die Kommunikation mit Zielgruppen gleichermaßen. Einer der größten Hebel zur Verbesserung hierbei ist die Implementierung eines KI-Chatbots.
Wann immer Fragen aufkommen, suchen Personen nach Antworten – heutzutage größtenteils im Internet. Denn in der Regel möchten alle Menschen schnelle und hilfreiche Antworten auf ihre Fragen und so entsprechende Entscheidungsgrundlagen haben. Gerade junge Leute, die vor einer der wichtigsten Entscheidung in ihrem Leben stehen – der Wahl eines Berufsweges, haben eine Menge an Fragen. Das merken auch die Bildungseinrichtungen. Bereits vor und auch während des komplexen Bewerbungs- und Zulassungsprozesses tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf – Jahr für Jahr. Diese Vielzahl an Fragen führt zu langen Wartezeiten auf der Seite der Nutzer, und zu dem Verlust wertvoller Zeit auf der Seite der Hochschulen und Universitäten. Hier können KI-Chatbots für Hochschulen und Universitäten Abhilfe schaffen, positive Veränderungen anstoßen und aus dem eben genannten Spannungsverhältnis eine Win-Win-Situation kreieren.
Wie funktioniert ein Chatbot in der Praxis?
Eine Konversation mit einem Chatbot ist für den Nutzer mit nur wenigen Klicks und innerhalb kürzester Zeit möglich – und das rund um die Uhr. Das kleine Chatbot-Fenster (Chat-Widget genannt), das meist unten rechts zu finden ist, meldet sich und bietet den NutzerInnen direkte Hilfestellung an. Die WebsitebesucherInnen werden so durch einen standardisierten und effizienten Kommunikationsprozess geführt, in dem sie alle notwendigen Informationen erhalten. Die KI dahinter stellt sicher, dass durch jede Konversation dazu gelernt wird. Darüber hinaus ist die KI in der Lage dazu selbstständig neue Frageabsichten vorzuschlagen. Wichtig ist einzig und allein, dass der KI-Chatbot vor dem Live-Gang mit Informationen gefüttert und trainiert wird, sodass er beispielsweise über wichtige Fristen, den NC für Studiengänge oder Informationen zu Organisationen Bescheid weiß und aussagekräftige Antworten liefern kann.
Dabei muss nicht nur Studieninteressierten mit praktischen Informationen zur Universität und dem Bewerbungsprozess weitergeholfen werden – natürlich kann der Chatbot auch Anliegen, von an der Hochschule immatrikulierten StudentInnen beantworten. Beispielhafte Fragen könnten dabei sein:
Was gibt es in der Mensa heute zu essen? Welche Freizeitaktivitäten kann ich im nächsten Semester nutzen? In welchem Raum findet meine Vorlesung morgen statt?
Welche Fragen und Anliegen ein Chatbot beantworten soll, unterscheidet sich natürlich von Hochschule zu Hochschule bzw. von Universität zu Universität. Alle Inhalte sind jedoch individuell abstimmbar, sodass der Chatbot wie maßgeschneidert und ideal auf den jeweiligen Anwendungsfall passt.
Welche Vorteile bieten KI-Chatbots Hochschulen und Universitäten?
KI-Chatbots beantworten Anfragen rund um die Uhr. Das ist vor allem wichtig, wenn potenzielle Studierende erst spät abends dazu kommen sich zu informieren oder aus anderen Zeitzonen auf die Website zugreifen. Gerade in Zeiten, in denen immer mehr Studenten und Studentinnen die Chance eines Auslandssemesters ergreifen, ist das ein nicht zu unterschätzender Faktor. Auch die Herausforderung der Mehrsprachigkeit löst die Automatisierungslösung spielerisch einfach. Das ERASMUS-Programm lockt nämlich nicht nur deutschsprachige StudentInnen ins Ausland, auch für Studenten und Studentinnen aus anderen Ländern sind deutsche Unis und Hochschulen ein attraktives Ziel für einen Auslandsaufenthalt. Da der KI-Chatbot den Vorteil hat Englisch nicht nur automatisch zu erkennen, sondern ebenso auch auf englisch zu antworten, bekommen auch Studenten und Studentinnen mit geringen oder gar keinen Deutschkenntnissen die gewünschten Informationen.
Ein weiterer Pluspunkt: Da das Programm wiederkehrende, einfache Anfragen innerhalb von Sekunden zufriedenstellend beantwortet, haben die Angestellten der Bildungseinrichtungen mehr Zeit, sich um komplexere Anfragen zu kümmern. Die Steigerung des Service-Niveaus führt so insgesamt zu einer höheren Zufriedenheit bei WebsitebesucherInnen – und das weltweit. Eine einfache Lösung mit positiven Auswirkungen für Universitäten und FHs. Eine Universität, die ein klassisches Best-Case-Beispiel dafür ist, ist die Martin-Luther-Universtät Halle-Wittenberg, die Case-Study finden Sie unter diesem Link.
Welche Fragen kann ein KI-Chatbot bei Unis und Fachhochschulen beantworten?
Studieninteressenten und -interessentinnen erhalten von Hochschul-KI-Chatbots Auskunft zu einer Vielzahl an Fragen. Neben den eingangs erwähnten Themen wie Fristen, Zulassungsvoraussetzungen und NC oder dem studentischen Leben, kann ein KI-Chatbot WebsitebesucherInnen theoretisch noch viel mehr Informationen zur Verfügung stellen. Fragen zu Studienangebot und Studiengebühren können trainiert werden. Gleiches gilt für Anliegen zu Aufnahmetests, sprachlichen Voraussetzungen oder dem Immatrikulationsprozess. Zusätzlich kann natürlich auch die Zielgruppe Studentinnen und Studenten aus dem Ausland in den Fokus genommen werden, sodass der Chatbot Themen wie „Visa“, „Erasmus-Programmen“ oder „Zulassungsverfahren“ beantwortet. Die Lösungen sind hier umfangreich.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen: Es gibt kaum eine Lebensphase, in der sich mehr Fragen auftun, als zum Ende der Schulzeit und dem damit verbunden Start in das eigene Leben. Wäre es nicht sinnvoll jungen Leuten in dieser Zeit zu helfen und ihnen den Übergang zu erleichtern? Hochschulen und Unis haben mit KI-Chatbots auf ihrer Website die Chance das zu erreichen und ganz nebenbei noch den eigenen Websiteauftritt zu verbessern und mehr Studierende für sich zu überzeugen. Für weitere Informationen können Sie hier mehr über Chatbot für Universitäten und Hochschulen erfahren.
