Wie Wollenhaupt Produktberatung und Kundenservice automatisiert

Die Wollenhaupt Case-Study live erleben? Im gemeinsamen Webinar zeigt Annette Mehner von Wollenhaupt, wie der Aufbau des Chatbots in der Praxis aussah. Hier geht's zur Aufzeichnung.

Tee neu gedacht: Beratung rund um die Uhr

Seit 1881 handelt die Wollenhaupt Tee GmbH mit Tee, heute in vierter Generation und mit rund 3.500 aktiven Rezepturen im Sortiment. Dabei verkauft Wollenhaupt nicht an Endkund:innen, sondern an den Teefachhandel weltweit. Genau das macht den Fall so besonders, denn die Beratung von Tee ist anspruchsvoll: Sie führt über Kategorien wie Schwarztee, Grüntee oder Oolong und von dort weiter über Geschmacksrichtungen und feine Aromenprofile. Und weil Wollenhaupt mit Niederlassungen in den USA und Partnern in China über viele Zeitzonen hinweg arbeitet, brauchte es einen Service, der auch dann erreichbar ist, wenn das Team in Deutschland längst Feierabend hat.

Die Herausforderung bei Wollenhaupt: Ein Support rund um die Uhr ließ sich personell nicht stemmen, und die anspruchsvolle Produktberatung sollte trotzdem in mehreren Sprachen verfügbar sein, ohne den Vertrieb zu überlasten. Wie viele Mittelständler stellte sich auch Wollenhaupt die Frage, wo KI im eigenen Unternehmen wirklich Mehrwert schaffen kann. Aus diesen Überlegungen entstand ein Chatbot-Projekt mit drei klaren Zielen.

1. Weltweite Erreichbarkeit über Zeitzonen hinweg 
2. Entlastung in Stoßzeiten
3. Leadgenerierung und Neukundengewinnung

Warum moinAI? 

Das Projektteam bei Wollenhaupt war klein, die eigene Stärke liegt im Tee, nicht in der Chatbot-Technologie. Gesucht wurde ein Partner, der genau diese Lücke schließt. Über die Hamburger Digitalszene rund um die OMR wurde das Team auf moinAI aufmerksam, besuchte mehrere Webinare und ließ sich überzeugen.

• Rechtskonformität: EU AI Act und DSGVO standen von Anfang an im Mittelpunkt.
• Expertise & Konzeptbegleitung: moinAI brachte Software und Chatbot-Know-how mit, sodass sich das Team auf die Inhalte konzentrieren konnte.
• Zukunftsfähigkeit: vorausschauender Blick auf Anbindungsmöglichkeiten über Webhooks und Schnittstellen. Das war wichtig, da parallel eine neue Warenwirtschaft eingeführt wurde.

Mut zum Kurswechsel

Seit dem Livegang Anfang 2026 zählt Teasy rund 1.200 Unterhaltungen, viele davon mit neuen Interessent:innen, die sich zum ersten Mal über Wollenhaupt informieren. Die Automatisierungsrate liegt bereits bei 78 %. Für einen KI-Chatbot nach so kurzer Laufzeit ist das ein außergewöhnlich hoher Wert. Der laufende Pflegeaufwand: unter 3 Stunden pro Woche.

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Diese Case Study zeigt, wie Wollenhaupt mit dem KI-Chatbot Teasy genau diese Lücke geschlossen hat: rund um die Uhr erreichbar in drei Sprachen, mit eigenen KI-Agenten für Service, Teeberatung und Rezepte. Der entscheidende Erfolgsfaktor war der Mut, früh umzusteuern. Aus einem zunächst geplanten Klickpfad wurde ein freier Dialog mit generativer KI, und das ganz ohne Plattformwechsel.

Erfahre unter anderem:

• Warum auch ein B2B-Händler ohne Endkundengeschäft enorm von einem KI-Chatbot profitiert
• Wie Wollenhaupt mit mehreren KI-Agenten die komplexe Teeberatung automatisiert hat
• Warum der ursprüngliche Klickpfad scheiterte und was der Wechsel zur generativen KI veränderte

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• Wie Wollenhaupt in wenigen Monaten eine Automatisierungsrate von 78 % erreicht hat
• Was Unternehmen mit ähnlicher Ausgangslage aus diesem Projekt mitnehmen können.