Termine rund um die Uhr per AI Agent buchen lassen

Freie Termine werden angezeigt und Nutzer:innen können direkt im Chat einen Termin buchen

‍Über diesen Workflow

Die Terminbuchung ist über verschiedene Branchen hinweg ein zentraler Bestandteil des Kundenservice. Diese repetitive Aufgabe wird oft mit verschiedenen Tools gelöst (CRM, Kalender, E-Mail) und eignet sich daher perfekt für eine Automatisierung.

Mit diesem Workflow werden freie Termine im Chatfenster ausgegeben, aus denen Nutzer:innen wählen können. Im Anschluss erhalten sie eine Bestätigungsmail und der Termin wird im Kalender der entsprechenden Mitarbeiter:innen eingetragen, alles ganz automatisch.

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Termine automatisiert vereinbaren und bestätigen Dieser AI Workflow ist praktisch in fast jeder Branche

• Bildung: Studieninteressierte buchen direkt im Chat einen Beratungstermin, inklusive automatischer Bestätigungsmail.
• Finanzindustrie: Kund:innen wählen einen freien Slot für ein Beratungsgespräch zu Bank- oder Versicherungsthemen aus.
• HR & Recruiting: Bewerber:innen vereinbaren ihren Interviewtermin selbst, ohne lange E-Mail-Abstimmung mit dem Recruiting-Team.

Der passende Termin landet automatisch im Kalender der Mitarbeiter:innen, inklusive Bestätigung im Chat und per E-Mail.

So funktioniert's

1. Auslösen des Flows

Nutzer:innen äußern im Chat den Wunsch nach einem Termin, zum Beispiel „Ich hätte gern einen Beratungstermin nächste Woche am Vormittag”. Der AI-Agent erkennt den Intent „Terminbuchung” und startet per Webhook automatisch den passenden Flow. Ein Wechsel auf ein separates Buchungstool ist nicht nötig, die Terminvereinbarung läuft komplett im Chat.

2. Zugriff auf Kalender

Im nächsten Schritt greift der Workflow auf den angebundenen Kalender zu. Alle bestehenden Kalender-Events in einem festgelegten Zeitraum werden durchsucht, um freie Zeitfenster zu ermitteln. So basiert jede Buchung auf aktuellen Verfügbarkeiten, und Doppelbuchungen werden vermieden.

3. Matching eines konkreten Termins

Der Terminwunsch der Nutzer:innen wird mit den freien Slots abgeglichen, um einen konkreten Termin festzulegen. Dabei gibt es zwei mögliche Ergebnisse:

Termin eindeutig erkannt: Der Workflow geht weiter zur Suche der Kundendaten.

Termin nicht eindeutig erkannt: Der AI-Agent sendet eine Rückfrage, zum Beispiel „Der Termin konnte nicht eindeutig erkannt werden. Bitte präzisiere deinen Wunsch.”

4. Kundendaten und Termin-Erstellung

Sobald der Termin feststeht, werden die passenden Kundendaten aus dem CRM abgerufen. An die hinterlegte E-Mail-Adresse geht automatisch eine individuelle Bestätigungsmail. Gleichzeitig wird der Termin direkt im Kalender der zuständigen Mitarbeiter:in eingetragen. Manuelles Übertragen von Daten entfällt.

5. Antwort im Chat

Zum Abschluss erhalten Nutzer:innen direkt im Chat eine Bestätigung, dass der Termin erfolgreich gebucht und die Bestätigungsmail verschickt wurde. So ist die Anfrage fallabschließend gelöst: vom ersten Terminwunsch bis zur verbindlichen Buchung in einem Gespräch, rund um die Uhr.