‍Über diesen Workflow

Die Terminbuchung ist über verschiedene Branchen hinweg ein zentraler Bestandteil des Kundenservice. Diese repetitive Aufgabe wird oft mit verschiedenen Tools gelöst (CRM, Kalender, E-Mail) und eignet sich daher perfekt für eine Automatisierung.

Mit diesem Workflow werden freie Termine im Chatfenster ausgegeben, aus denen Nutzer:innen wählen können. Im Anschluss erhalten sie eine Bestätigungsmail und der Termin wird im Kalender der entsprechenden Mitarbeiter:innen eingetragen, alles ganz automatisch.

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So funktioniert's

1. Auslösen des Flows

Der Intent Terminbuchung wird erkannt und via Webhook wird der Flow gestartet.

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2. Zugriff auf Kalender

Alle bestehenden Kalender‑Events in einem bestimmten Zeitraum werden durchsucht, um Verfügbarkeiten zu prüfen.

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3. Matching eines konkreten Termins

Abgleichen des Benutzerwunsch mit den freien Slots, um einen konkreten Termin zu wählen.

• true: Der Workflow geht weiter zur Kundensuche.
• false: endet eine Antwort zurück (z.B. „Termin konnte nicht eindeutig erkannt werden, bitte präzisieren“)

→ Verhindert buchen von ungewollten Zeitslots

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4. Kundendaten und Termin-Erstellung

Die Kundendaten werden im CRM aufgerufen und eine Bestätigungsmail an die entsprechende Adresse geschickt. Gleichzeitig wird der Termin im Kalender eines Mitarbeiters eingetragen.

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5. Antwort im Chat

Im Chat wird zusätzlich eine Bestätigungsnachricht angegeben, dass der Termin erfolgreich gebucht und eine individuelle Bestätigungsmail verschickt wurde.

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